[org] Registration Secretary HowTo

Всю работу можно разделить на 2 основные фазы: подготовка к конференции и конференция. На данной странице будут подробно описаны 2 этих этапа.

Подготовка к конференции
До окончания принятия заявок на участие в конференции (~10-12 июня):
1. Узнать у спонсоров фамилии их представителей, попросить зарегистрироваться на сайте конференции, в админке отметить статусом sponsor

2. Проследить чтобы все докладчики также зарегистрировались на сайте как участники:
2.1. Зайти на страничку программы конференции, а в другом табе открыть админку с регистрациями на грядущую конференцию и пофамильно проверить каждого докладчика
2.2. В админке проставить всем докладчикам статус reporter
2.3. Если нескольких докладчиков нет в списке с регистрациями, то необходимо составить список и передать Диме Костюку чтобы он попросил их зарегистрироваться

Пункты 1-2 повторять до тех пор пока все докладчики не зарегистрируются.

3. Составить список участников незаполнивших необходимые для подтверждения регистрации поля и отправить им письма с просьбой об их заполнении:
3.1 Имя и Фамилию. Некоторые участники пишут вида “Вася Пупкин”. Таких участников необходимо заспамить письмами, пока они не впишут правильные данные
3.2 Какой вклад во free software, свободные проекты, степень помощи в организации LVEE
Справочно: Для этого необходимо открыть список участников либо страницу админки с регистрациями на текущую конференцию либо соответствующий csv-файл.

После окончания принятия заявок на участие:

4. Еще раз сверить список докладчиков на страничке программы конференции и в админке
5. Проверить шаблон, который отправляется участнику сразу же после подтверждения регистрации на конференцию
6. [Опционально]. Написать в рассылку talks@lvee.org письмо о том что с 13го июня начинается процесс подтверждения регистрации, также указать необходимые для заполнения 2ой анкеты поля
7. Начать подтверждение регистраций в следующем порядке:
7.1 Докладчики
7.2 Организаторы
7.3 Представители спонсоров
7.4 Пресса
7.5 Представители спонсоров, едущие за свой счет
7.6 Все участники, у которых поля из п.3 заполнены корректно
7.7 Все остальные

После подтверждения регистрации участникам на e-mail приходит письмо с просьбой заполнить 2ую анкету, поэтому секретарю необходимо дождаться 2-5 дней после подтверждения всех регистраций и:
8. Писать письма всем участникам, которые не заполнили следующие поля:
8.1 Дни участия
8.2 Проживание (с кем хотят жить и где). Если едут с +n, уточнить в каких они состоят отношениях: муж/жена/брат/сестра/подруга/друг/что-то еще
8.3 Как собираются ехать
8.4 Необходима ли встреча

9. Составить список проживающих в палатке, сверить с соответствующей страничкой в вики. Если кого-то там не окажется, уточнить у участника как же он собирается ехать.

10. Расселить участников согласно приоритету из п.7 и пожеланиям, при этом:
10.1 Узнать количество домиков, комнат и мест в комнатах в них
10.2 Разделить участников на тех кто будет жить в домиках и тех кто будет жить в палатках, тех кто в какой день приедет
10.3 В домики селить: докладчиков, организаторов, представителей спонсоров, прессу, девушек, если они не изъявили желания жить в палатках
10.4 Если участник ничего не указал в анкете, селить на свое усмотрение
10.5 Если участник указал, что приедет с девушкой/женой/мужем/парнем, расселять их согласно приоритету из п.7
10.6 Если участник изъявил желание жить в палатке, то его расселять не нужно (руководстоваться результатами полученными в п.9)

В последние дни/часы перед началом конференции:

11. Составить списки участников, которые едут из/в Минска, сопоставить получившиеся списки с теми, что находится на соответствующих страницах Wiki
11.1 Посчитать количество человек едущих из Минска на маршрутке, передать количество Паше
11.2 Маршрутки из/в Минск, транспорт из Гродно, те кто едет на личном транспорте и кого он везет. Итого 3 списка
11.3 Если человек на Wiki никуда не вписался, но указал у себя в профиле bus_minsk и Четверг как день приезда, надо написать ему письмо и сказать чтобы вписался в маршрутку на Wiki
11.4 Если человек написал у себя в анкете, что едет из Гродно (вне зависимости от дня приезда), необходимо узнать во сколько и как он приедет туда (маршруткой, поездом – номер поезда, время прибытия), скинуть ему номер телефона водителя, который всех от туда заберет (Максим)
11.5 Также надо найти тех людей, которых необходимо встретить в Минске используя информацию из 2ой анкеты, объяснить им как доехать до вокзала. Если они приезжают за день до начала конференции, найти где им переночевать/уточнить где будут ночевать
11.6 Найти ответственных за маршрутки (встретить, довести до маршрутки, посчитать всех по головам, собрать деньги)

12. Подготовить для Химика количество ужинов на четверг, завтраков, обедов и ужинов на пятницу, субботу и воскресенье (без ужина), из них выделить вегетарианцев

Конференция

13. Приехать в первом автобусе или ещё раньше, представиться на reception базы. Все ключи на свой паспорт брать не рекомендуется, а то уедете строго после всех, но как-то вопрос ответственности за разгром в домиках надо решить. Назначить ответственного за каждый из домиков…

14 Организовать reception (собрать всех в ненавязчивую очередь “по одному” для регистрации):
14.1 Собрать регистрационный взнос (взнос не собирается с докладчиков, организаторов, представителей спонсоров (по 2 человека от каждого), прессы)
14.2 Сказать где и с кем участник будет жить, направить на ресепшн Химика, чтобы человек взял ключи от комнаты, постельное белье, определить ответственного за комнаты/домики
14.3 Отдать раздаточный материал:

• программу конференции
• майку
• календарик
• значек
• сборник тезисов докладов
• бэдж
• атрибутику спонсоров

NOTE! Один комплект раздаточного материала в одни руки!

14.4 Говорить поварам, сколько на каждую трапезу накрывать
14.5 В первый день сидеть на ресепшене до последнего приезжающего (как правило это до 23:00 – 1:00, время меняется из года в год)

15. По возможности встречать приезжающих в остальные дни. Каждый участник должен знать номер мобильного телефона секретарей. Секретари в свою очередь должны быть постоянно на связи, своевременно заряжать телефон и т.д.

16. Напоминать всем о времени завтрака, обеда и ужина

17. Составить списки уезжающих, всех инструктировать по правилам отъезда из Химика:
17.1 Собрать постельное белье
17.2 Убрать мусор в комнате
17.3 Собрать свои вещи
17.4 Закрыть комнату (если последний выезжает)
17.5 Отнести на ресепшн Химика ключи и постельное белье, получить взамен паспорт

18. Вечером, после завершения докладов, раздавать всем отдыхающим “кучкам” пакеты для мусора, салфетки

19. Если здоровье позволяет – досидеть до 4ех-5ти утра и помочь отдыхающим убрать мусор

В день отъезда:

20. Собрать маршруточников около выхода из Химика, посчитать по головам, собрать деньги, отправить маршрутку

Дополнительная информация:
По окончании всего этого счастья – надо как-то сдать домики. В позапрошлом году я сдавал домики сам, это был секс, в прошлом – нагло откосил, сдавали сильные люди. Надо было, чтобы в домике было всего по списку, который на кухне – это от лавок со стульями до вилок со стаканами; а после шашлыков/бухалова ночью посуда и прочее между 16 и 18 домиками перемешиваются на улице.