International conference of developers
and users of free / open source software

[org] PR-Howto

Направления деятельности пресс-секретаря:

  • Осуществление работы с информационными спонсорами
  • Распространение информации о конференции в СМИ до ее проведения и после
  • Подготовка спецвыпуска “Сетевых решений” (совместно с научным секретарем)
  • Раздача интервью, комментариев, пояснений для прессы
  • Мониторинг упоминаний

Работа с инфоспонсорами:

Суть информационного спонсорства — публикация материалов оргкомитета, в том числе с сохранением всех упоминаний спонсоров и партнеров. Дело в том, что финансирующие (или поддерживающие техникой, атрибутикой и т.п.) мероприятие спонсоры рассчитывают на определенную отдачу, в том числе в виде рекламы себя как спонсоров мероприятия. Однако рассчитывать на то, что достаточно будет всюду упомянуть перечень названий — не приходится. Обычные СМИ, перепечатывающие наши пресс-релизы, вполне справедливо не желают работать нашей рекламной площадкой. И вырезают к чертям все, что могут счесть попыткой пропихивания рекламы “на халяву”, оставляя лишь содержательно-информативную часть.

Распространение информации о конференции, безусловно, полезно для проекта.
Но спонсорам важна реклама.

Вот тут и проявляется необходимость в информационных спонсорах. Говоря предельно практично — это ресурсы, через которые вместе с инфой о конференции, мы (с ведома всех сторон) публикуем и “встроенную” в пресс-релизы рекламу наших спонсоров. Встречная выгода — ресурс-рекламная площадка нарабатывает себе авторитет и известность в среде нашей аудитории за счет того, что является информационным спонсором конференции (это отмечается на нашем сайте, и во внутренних материалах конфы). Важно не перегнуть палку и четко обозначить в переговорах то, что мы можем дать (сайт+конфа, не более). Рекламировать информационных партнеров в каких-то других СМИ мы по умолчанию НЕ можем (потому что обычные СМИ не пропускают от нас никакой рекламы, а наши информационные партнеры, как правило, являются конкурентами друг друга). В принципе, инфопартнеру должно быть достаточно и имеющихся возможностей (+ инфопартнер может собственными силами пиарить себя на своих же площадках — например it-job.by в 2009 году всячески подчеркивал свою причастность к конференции во всех своих материалах).

Возможная схема договоренности с инфоспонсором такова (он может выбрать опции в любой комбинации):
1. Они публикуют все наши пресс-релизы без купюр, мы включаем их в список партнеров конференции (даем право повесить растяжку, отмечаем в сборнике, отмечаем в своих новостях на сайте, возможно вешаем лого-баннер). Растяжку предоставляют они сами.
2. Они ротируют наш лого-баннер у себя на сайте, мы вешаем лого-баннер у себя. Баннер еще сделать надо будет :) Для больших порталов этот пункт может быть неинтересен.
3. По желанию и при наличии времени у обоих сторон делается совместный тематический материал (или серия тематических материалов) для данного ресурса по тематике, интересующей как читателей ресурса, так и аудиторию LVEE (например, статья о перспективах FOSS в РБ, или интервью с FOSS-активистами, или обзор железа со встроенным Linux).

Пресс-релизы для инфоспонсоров можно выпускать практически по любому поводу (включая такие поводы как “Завершено формирование программы”, “На этой неделе начинается конфа”, “Стало известно что приедет великий и ужасный ХХХ”).

Сам пресс-релиз строим по общим правилам (см. ниже), в предпоследнем абзаце расписываем спонсоров и прочих партнеров конференции (с названиями и ссылками на сайты). *Опыт подсказывает, что список спонсоров формируется до самой конфы. Тут действует простое правило — кто раньше встал, тот больше съел. (т.е. не стоит ждать формирования полного списка, чтобы начинать слать пресс-релизы по инфопартнерам. Просто в любых пресс-релизах упоминаются лишь те, кто на момент публикации подтвердил свое спонсорское участие) *

В предпоследнем — потому что это позволяет не рвать основной текст новости (который все же посвящен какому-то конкретному поводу), но и не завершать сам текст откровенной рекламой (последняя фраза формирует все впечатление).

Инфоспонсоры 2009 года перечислены в материале про закрытие конференции.
Также проявлял интерес interfax (в 2009 не сложилось, так как мы сделали все через задницу, и инфоспонсоров начали привлекать только на последнем этапе).

Работа с основными СМИ.

Общие правила:
1) Пресс-релиз должен быть написан качественным языком, позволяющим перепечатать его без лишней возни и правки.
2) Материал должен быть интересен читателям, и основываться на информационном поводе (т.е. его гвоздь — некоторое событие, способное вызвать интерес, а остальное — подробности об этом событии)
3) Материал должен быть не слишком коротким и не слишком длинным (2-3 тыс. знаков — оптимум)
4) Материал строится по “пирамидальной” структуре. Заголовок — сообщает об информационном поводе. Лучше всего слегка интригующий, привлекающий внимание игрой слов или намеком на необычность — но ни в коем случае не перевирающий или скрывающий суть новости.
Первый абзац — краткое изложение заметки для тех, кого заинтересовал заголовок. Этот абзац, называемый также “лидом” должен быть цельным, чтобы при необходимости нормально смотреться в качестве отдельного фрагмента новостной ленты. Лучше делать его не более 3-5 предложений.
Остальной материал — раскрытие деталей для тех читателей, кого заинтересовал “лид”.
5) В материале должна быть ссылка на сайт lvee.org, и при наличии важных подробностей (таких как даты подачи заявок) — эти подробности. Лучше гармонично встроить их в текст, чтобы его можно было прочитать целиком без ощущения прыгания по “обязательным” пунктам.
6) В конце материала (если он отправляется в редакции, а не на сайты) лучше указать контакты для прессы (пресс-секретаря). Либо хотя бы отметить, что связаться с организаторами для получения дополнительной инфы можно через сайт.
Помните — чем проще с вами связаться, тем больше шансов, что какое-то СМИ захочет развить тему.
7) В материал НЕ пытаемся встраивать рекламу, это вызывает раздражение. Для этого есть инфоспонсоры.
8) Пресс-релиз должен быть разослан своевременно, с учетом того, что многие издания и редакции не работают по выходным. И с учетом того, что информационный повод начинает “протухать” незамедлительно по факту своего появления, и для активно ежедневно обновляемых ресурсов не представляет интереса уже через три дня (для еженедельных — через неделю).
9) Круто, если на сайте есть дополнительная информация по теме, к которой могут перейти совсем заинтересовавшиеся читатели.

Обязательный набор информационных поводов:
1) Объявление о конференции, когда назначены ее сроки и открыта подача докладов.
2) Закрытие конфы (если закрылась в воскресенье, оптимальный срок для рассылки — понедельник.)

Возможные информационные поводы (но не всегда могут оказаться стоящими, а обилие публикаций по незначащим поводам многих может раздражать):

  • Сформирована программа (если в ней есть интересные широким массампункты)
  • Закончена регистрация (если количество участников рекордно или типа того)
  • Завтра начинается конференция (если есть что интересное про нее сказать до)

Список СМИ (для некоторых помечены конкретные контакты) тут

Естественно, его можно и нужно дополнять. Из неспециализированных СМИ охотно брали наши материалы в 2009 году naviny.by (и с них потом широко расходилось, т.к. это БелаПАН — одно из крупнейших новостных агентств).

Подготовка спецвыпуска “Сетевых решений”:

Журнал состоит из 100 страниц. Объем каждой страницы — примерно 3800 знаков (если заполнять его чистым текстом). В идеале мы должны заполнить весь.

Опыт показывает, что докладов не хватает, и надо заполнять беллетристикой. Вот вся беллетристика — на пресс-секретаре. В 2007 и 2008 году это были рассказы про историю LVEE, интервью с участниками и организаторами, пара статей родственных нам авторов. В 2009 году — 30 полос интервью с разработчиками свободного ПО (и близкими к ним личностями). В 2010 надо будет придумывать что-нибудь еще.

Пример спецвыпуска материалов 2009 года есть здесь

Технические требования редакции к оформлению материалов можно и нужно попросить их выслать (там у них небольшой список требований к аббревиатурам и т.п.)

Процесс подготовки и выпуска номера у редакции (от момента, когда мы сдали все материалы) занимает примерно месяц. Точный график нужно согласовывать с ними и чем раньше, тем лучше. Тут косвенная проблема с тем, что научный секретарь заинтересован в как можно более позднем deadline подачи докладов — а это не сильно помогает в подготовке номера, т.к. не ясен объем который надо забивать беллетристикой. И в любом случае какие-то материалы не попадут.

Вопросы финансирования, оплаты(выкупа) номеров решаются с редакцией через ответственного за финансы (практику надо уточнять у Паши Че или мендозы).

Раздача интервью и комментариев:

Тут советов мало. Надо просто уметь и не бояться это делать.
Единственный технический совет: избегать разговоров о финансах (если только фест не делается целиком “набело”) и не пытаться представлять LVEE как общественную организацию с устойчивой структурой (потому что есть статья УК о деятельности незарегистрированных организаций).

* Мониторинг упоминаний

См. страничку Пресса

В 2009 году я провел обратный мониторинг (т.е. нарыл максимум ссылок на инфу о событиях до 2009 года) и целенаправленно искал публикации на все наши “вбросы” по мере их появления.

Было бы очень хорошо, если бы эта работа была продолжена (в т.ч. неплохо будет перед LVEE-2010 поискать новые ссылки на материалы про LVEE-2009, т.к. на многих ресурсах они появляются в виде перепечаток и с некоторым опозданием)

Это полезно, потому что позволяет а) понять образ LVEE в информационном пространстве б) наглядно показать заинтересованным лицам (спонсорам, инфопартнерам и т.п.) степень известности мероприятия

Контакты и статус документа

По неясным вопросам можно обращаться ко мне лично (+375 29 661 34 23, Глеб / g.rubanau@gmail.com ). Если будет возможность — отвечу.

Стиль этого документа местами сумбурен и грязноват, но тут уж приношу извинения и передаю все в руки волонтерам. К сожалению, у меня на текущий момент нет возможности “вылизать” его до желаемого состояния. Однако вся критичная информация в документ включена, я гарантирую это.