International conference of developers
and users of free / open source software

[org] О работе секретаря конференции

Работу, которая ложится на секретаря конференции, можно разделить на два этапа: онлайновый, связанный с подготовкой докладов, и оффлайновый – непосредственно ведение конференции.

Нижеследующий текст представляет из себя комментарии к материалам об организации конференции “изнутри”, публиковавшимся в Сетевых решениях и Linux Magazine. Заимствования из опубликованных текстов выделяются курсивом.

После открытия регистрации требуется регулярно просматривать поступающие заявки на участие, помечая анкеты с чем-нибудь утвердительным в поле “доклад”. Если содержимое этого поля предполагает немедленный ответ (скажем, “а будет ли интересна тема такая-то”) – пишется соответствующий ответ участнику. Далее по мере приближения дедлайна всем, отметившим желание сделать доклад, высылается напоминание о необходимости подачи тезисов.

База данных заявок доступна для обозрения всем участникам оргкомитета, а присылаемыми тезисами как правило занимается только секретарь конференции. Кроме рассмотрения тезисов эта работа включает ведение переписки с авторами по возникающим у них вопросам и принятие решения о включении докладов в программу. Если присланные материалы не вызывают сомнений, решение принимается единолично, а в спорных случаях вопрос может выноситься на обсуждение через список рассылки. Пока формат конференции позволяет придерживаться этой схемы: объем присылаемых материалов не настолько велик, чтобы его нельзя было просмотреть в одиночку.

Критерии допуска аналогичны многим другим конференциям: доклад должен содержать в себе что-то новое, малоизвестную информацию, быть интересен участникам, и конечно, соответствовать тематике конференции.

Основной объем переписки с авторами касается необходимых доработок по содержанию тезисов. Например, нередки случаи, когда автор присылает развернутый план доклада вместо мини-статьи в повествовательной форме (чем, собственно говоря, тезисы и должны являться).

Вообще, предпочтительным ответом на тезисы, не соответствующие требованиям конференции, является не сухое “нет”, а развернутое пояснение, почему присланное не подходит в таком виде, и что можно предпринять, чтобы сделать материал приемлемым, совет посмотреть на тезисы из материалов прошлых конференций. Следует учитывать, что не все высококвалифицированные специалисты и хорошие рассказчики имеют опыт написания тезисов. Поэтому общение на данном этапе важно как для них, так и для конференции.

Авторы принятых к публикации тезисов получают соответствующее уведомление по электронной почте.

По мере формирования пакета тезисов начинает формироваться программа конференции с распределением докладов по дням (с учетом дат, указанных в анкетах докладчиков, и, возможно, поступающей от них дополнительной информации). Модификации в расписание докладов могут вноситься до самого начала конференции, поэтому макет программы распечатывается как можно позже. Главным образом последние изменения бывают связаны с докладчиками, приезд которых срывается по разным незапланированным причинам (часто о таком срыве оказывается известно в самый последний момент).

Параллельно готовые к публикации материалы передаются пресс-секретарю конференции, который по сложившейся традиции занимается формированием сборника тезисов LVEE. В тесном контакте с ним может также составляться блок дополнительных материалов, закрывающих излишки печатных площадей: интервью с интересными для сообщества участниками, расширенные статьи по материалам докладов (заменяющие одноименные тезисы).

Собственно ведение конференции – гораздо менее специфичный процесс. По большому счету, LVEE не так уж отличается от академических конференций – разве что более непринужденной обстановкой, полным отсутствием пиджаков и галстуков, значительным процентом молодежи. При этом число докладчиков среди участников конференции не так уж велико, а это означает, что достаточно большое количество людей из разных государств тратят время и деньги не в последнюю очередь на то, чтобы именно послушать доклады. Поэтому при ведении конференции можно рассчитывать на активную и заинтересованную аудиторию,

Традиционно время, выделяемое докладчику – 30 минут, первая половина которых отводится на выступление, а вторая – на вопросы. Граница безусловно не может быть жесткой, поэтому часто происходит ее смещение, и докладчик, невзирая на напоминания о пострадавшем регламенте, оставляет слишком мало времени, чтобы каждый из заинтересованных слушателей мог задать свой вопрос. В таком случае обсуждение доклада переносится на неформальную часть конференции. Аналогичным образом прерываются вопросы, перешедшие в форму диалога и грозящие поглотить время, отпущенное следующему докладчику.

Попытки удержать ход конференции в рамках расписания неизбежно сталкиваются с желанием предоставить несколько лишних минут интересному для аудитории докладчику. По идее, результатом этого столкновения должна являться гибкая трактовка графика в поисках компромиссного и более-менее сбалансированного решения.

Финальной стадией конференции традиционно оказывается голосование участников за лучший доклад и вручение докладчику памятного приза.

Сначала аудитории предлагается назвать темы понравившихся докладов. Затем эти доклады (и их авторы) называются по списку, и “на глаз” оценивается количество поднятых рук. Для явно лидирующих вариантов проводится более точный подсчет.

По решению, принятому в 2008 году, доклад, выполненный членом оргкомитета, не может участвовать в этом конкурсе. Однако участие прежних организаторов, числящихся в “красном уголке”, допускается. Также, поскольку приз вручается по мнению аудитории, недопустимым является высказывание собственных предложений по номинации – и особенно мнений по поводу доклада, собравшего наибольшее число голосов, даже если выбор кажется неожиданным. Также ведущий конференцию не участвует в голосовании.